Diez ‘apps’ realmente útiles que tu empresa debe utilizar en 2018

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El correo electrónico es, sin duda, la herramienta por excelencia para comunicarnos en el ámbito corporativo. Pero, además, existen otras plataformas que pueden ayudar a mejorar la productividad de los empleados, facilitar su trabajo en el día a día y mejorar la conexión con los clientes. Para ayudarte a descubrir las más útiles, hemos recopilado nuestras diez apps favoritas destinadas a las empresas para que la tuya empiece el año disfrutando de sus ventajas.

Manychat

Los bots, programas inteligentes que permiten responder a las necesidades de los usuarios automáticamente, son una de las tendencias corporativas más relevantes de 2018. Manychat es una herramienta que nos ayuda a crearlos de forma sencilla en Facebook Messenger con el fin de mejorar el marketing y la atención al cliente.

Gracias a esta plataforma, podemos crear un bot personalizado que atienda a nuestros clientes o nos informe cuando se requiera una respuesta humana, mande mensajes programados y monitorice todas las interacciones en el chat azul, que ya cuenta con 1.300 millones de usuarios.

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LinkedIn Lead Gen Forms

Además de ser una red social idónea para reunir a nuestros contactos profesionales, LinkedIn también puede ser una herramienta de marketing para las empresas. La plataforma propiedad de Microsoft ha lanzado LinkedIn Lead Gen Forms, un servicio que facilita la generación de leads a través de formularios.

Cuando un usuario pinche en un anuncio, la plataforma le ofrecerá un sencillo formulario. La compañía que ha lanzado la publicidad recibirá después todos los datos de su perfil y podrá redirigirle a su web, consiguiendo así valiosa información para conocer mejor a su audiencia.

Quip

Escribir un documento en Word y enviarlo por correo para recibir el feedback de los compañeros puede hacernos perder tiempo. Quip es una plataforma web y una app para smartphone que simplifica considerablemente el proceso.

Desde un mismo panel, trabajaremos en diferentes documentos, ya sean textos u hojas de cálculo, de forma colaborativa: podemos mencionar a otros miembros del equipo, hacer una lista de tareas o comentar el contenido a través de un chat sin salir de ellos.

Mailshake

Obviamente, lanzar una campaña de email marketing requiere de una buena organización previa y de un análisis de los resultados. Mailshake echa una mano a la empresa en esas tareas: solo es necesaria una cuenta de Google para planificar y automatizar el envío de emails a los clientes gracias a un calendario.

Además, permite estudiar cuáles han sido los resultados: cuántos usuarios han abierto el correo, qué número ha pinchado en el enlace y cuáles han solicitado más información.

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Bonjoro

La popularidad de Instagram, que ya cuenta con 800 millones de usuarios activos mensuales, demuestra la importancia que damos a las fotografías y vídeos. Ahora bien, ¿por qué no llevar las imágenes en movimiento a la comunicación empresarial?

Bonjoro pretende que lleguemos a nuestros clientes no solo a través de mensajes escritos: la app está ideada para mandar vídeos corporativos a la bandeja de entrada de los clientes. Así, la empresa podrá darles la bienvenida y explicarles su servicio creando un vínculo más personal.

Facebook para empresas

Con sus más de 2.000 mil millones de usuarios al mes, Facebook es, con mucha ventaja, la red social por excelencia. Es por ello que la estrategia digital de cualquier empresa ha de pasar necesariamente por hacerse un hueco en ella.

Con Facebook para empresas podrás crear una página de tu compañía a través de la que comunicarte con los clientes y promocionarla, aprovecharte de la información de la red social para segmentar tus campañas, lanzar anuncios en Facebook, Instagram, Messenger o en otros sitios de la Red a través de Audience Network, optimizar las campañas gracias a sus mediciones y un largo etcétera.

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Airtable

Cualquier empresa necesita gestionar y organizar grandes cantidades de información. La plataforma Airtable nos ofrece trabajar con bases de datos sin necesidad de tener conocimientos avanzados y adaptando la interfaz a nuestras necesidades: podemos trabajar con ellos en una hoja de cálculo, una galería o un calendario.

Además, varios miembros de un mismo equipo podrán editar los datos en tiempo real y desde su móvil. Gracias a ello, es posible mejorar la gestión de proyectos.

Kajabi

A los profesionales que quieran compaginar el trabajo con la educación, o a las empresas que deseen, además de ofrecer un producto, abrir una nueva línea de negocio compartiendo los conocimientos de sus trabajadores, Kajabi puede resultarles útil.

Esta plataforma permite subir vídeos educativos online, ofrecer su visionado por una determinada cantidad y realizar las acciones de marketing necesarias para que tengan éxito.

BambooHR

Este software ayuda tanto a los responsables de recursos humanos como al resto del equipo: cada empleado cuenta con un perfil con todos los detalles sobre su carrera, su trabajo o incluso sus gustos, al que podrán tener acceso según los permisos.

Los empleados pueden usar BambooHR para pedir vacaciones, mientras que a sus responsables les puede servir para realizar informes de seguimiento o marcar objetivos. Además, permite filtrar los datos de diferente forma para extraer conclusiones, por ejemplo, del grado de rotación en la compañía.

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Typeform

Cualquier web corporativa ha de disponer de un formulario para facilitar el contacto con clientes o proveedores. Sin embargo, casi todos tienen un aspecto poco atractivo y no son demasiado usables.

No sucede así con los de Typeform: esta app nos ofrece formularios adaptados a todo tipo de dispositivos, interactivos (las preguntas aparecen en función de la respuesta anterior), con multitud de diseños diferentes dependiendo de la empresa y con diferentes recursos gráficos.  A todas esas ventajas se suma que la creación de formularios es muy sencilla.

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Como habrás comprobado, no hemos incluido a Gmail Meter en la lista. Confiamos en que te encantará usar nuestra herramienta si tú o tu equipo queréis saber cómo gestionáis el correo electrónico. Compruébalo por ti mismo y danos una oportunidad.  

¿Cuál es el mejor momento del día para enviar un correo a un cliente?

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Cada vez que tenemos que hacer clic en “Enviar” para mandar un correo a un cliente, es habitual que nos hagamos las mismas preguntas: ¿Es este el mejor momento del día para escribirle? ¿Qué hora sería la idónea para conseguir que abra y responda ese mensaje? ¿En qué franja puedo evitar que el correo acabe perdido en el mar de misivas de su bandeja de entrada?

Obviamente, el mejor momento para mandar un email a un cliente, un socio, un proveedor o un compañero de trabajo es aquel en el que lo reciba delante de un ordenador. Parece lógico pensar que será más fácil recibir una respuesta por su parte si está en su escritorio que si consulta su correo desde el smartphone mientras se desplaza hacia la oficina, está comiendo o disfruta de su tiempo de asueto.

Ahora bien, lo difícil es conocer cuáles son esos minutos del día en los que hay una mayor probabilidad de que nuestro destinatario esté sentado frente a su ordenador y pendiente de su cuenta de correo.

Los usuarios de Gmail Meter conocen estadísticas detalladas sobre sus hábitos a la hora de gestionar correos corporativos gracias a nuestra plataforma. Basándonos en nuestros datos de más de 55.000 usuarios, vamos a descubrirte cuál es el mejor momento del día para enviar correos a los socios, clientes y otros destinatarios en distintas ciudades.

Las mañanas, la mejor franja

Antes de mostrarte los gráficos que te permitirán conocer cuál es la hora perfecta para enviar correos, queremos destacar que para elaborarlos hemos contemplado las diferentes zonas horarias de las distintas ciudades que vamos a reseñar, así como las horas del día en las que más correos envían nuestros usuarios. Esto nos permitirá deducir cuál es el mejor momento para mandar uno y recibir respuesta: si los usuarios mandan más mensajes a una determinada hora del día, esa hora también será la óptima para contestar el nuestro.

Comenzamos por conocer los hábitos de uso de los neoyorquinos desde enero a octubre de este año. Basándonos en la información de nuestros usuarios en la zona horaria de Nueva York, podemos observar cómo el máximo número de correos se envió entre las 10 y las 11 de la mañana (en concreto, 1.876 correos en el periodo de enero a octubre). Por tanto, esa hora será la mejor para mandar un mail a una persona que viva en el horario del Este de Centroamérica (EST), como los habitantes de la ciudad que nunca duerme.

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Nos desplazamos desde Nueva York en dirección oeste para estudiar los hábitos de nuestros horarios en otra ciudad estadounidense: Chicago, en el estado de Illinois. Basándonos nuevamente en el número total de correos enviados entre enero y octubre, descubriremos de nuevo que la mejor hora para enviarlos es de 10 a 11 de la mañana (se enviaron más de 2.000 correos durante esa hora). Por tanto, podemos inferir que el mejor momento para enviar correos a una localidad estadounidense que corresponda con la hora estándar central (CST) es por la mañana, aunque no a primerísima hora.

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Viajamos ahora hasta California para conocer los hábitos a la hora de usar el correo en Los Ángeles en el mismo periodo de estudio, los diez primeros meses del año. Pese a que durante la mañana sus ciudadanos envían gran cantidad de correos, no es hasta el intervalo comprendido entre las 13 y 14 horas cuando se envían el mayor número (2.249 durante esa hora). Así que ya sabes, si tu destinatario está en la costa oeste, lo mejor es que mandes tu correo a mediodía.

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Atravesamos ahora el Pacífico y llegamos hasta Tokio. Si queremos recibir la contestación de un cliente asentado en la capital nipona, correspondiente con la hora estándar de Japón (JST), lo mejor que puedes hacer es mandárselo entre las 10 y las 12 de la mañana, es decir, justo antes del mediodía. Los usuarios de Gmail Meter en Tokio enviaron 1.265 correos cada hora en el periodo analizado.

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Los viernes, el día estrella de la semana

En todas las ciudades analizadas se puede observar de un rápido vistazo que las primeras horas de la jornada laboral o las primeras horas de la tarde son las preferidas para enviar correos.

Aunque desconocieras la hora exacta a la que es mejor enviarlos, es probable que los datos no te hayan sorprendido demasiado. Pese a ello, puede que sí te asombre más conocer el día de la semana en el que más mensajes se envían. ¿Qué jornada será la mejor para enviar correos a los neoyoquinos, chicagüenses, angelinos o tokiotas?

Aquí puedes ver los datos de los usuarios de Nueva York. Como puedes observar, su día favorito para mandar correos es el viernes:

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Los neoyorquinos no son los únicos que envían un mayor número de correos la jornada que suele suponer el final de la semana laboral en las oficinas. Los usuarios de Gmail Meter en Chicago también se decantan por enviar correos ese día (al igual que en el caso anterior, han enviado más de 4.000 esa jornada).

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En la costa oeste parecen tener los mismos gustos que en la este. El viernes es también el día preferido por los usuarios de Los Ángeles para contactar vía correo electrónico con clientes o socios:

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Ahora bien, ¿cambia la tendencia en el país del sol naciente? No lo hace: el viernes también es el día favorito para mandar los correos en Tokio. Así que ya sabes, si quieres mandar emails a un cliente importante, lo mejor es que te reserves para final de semana.

Conoce tus hábitos de uso del correo

¿Quieres conocer cómo usas tu cuenta de Gmail? Consigue Gmail Meter, tu herramienta de estadísticas de Gmail.

Los datos demuestran que el email sigue vivo (y no va a morir próximamente)

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Redes sociales, chats corporativos, apps de mensajería instantánea… En los últimos años, el abanico de herramientas que utilizamos para comunicarnos se ha ampliado considerablemente. Pese a ello, una de ellas nació con anterioridad y sigue siendo imprescindible: el correo electrónico.

Recibir y enviar sobres virtuales continúa siendo una práctica habitual en nuestra vida diaria, tanto en el ámbito personal como en el corporativo.De hecho, el email es el servicio por excelencia en la comunicación con proveedores, clientes e incluso entre empleados. Según un reciente estudio de Adobe en Estados Unidos, los trabajadores usan el correo electrónico 5,4 horas al día.

Muchos otros datos confirman que seguimos utilizando el email aunque hayan aparecido nuevas alternativas e incluso que continuaremos haciéndolo en los próximos años. Repasamos las estadísticas que demuestran que el email está más vivo que nunca:

Más de 4.000 millones de cuentas en 2020

A finales de este año habrá más de 3.700 millones de usuarios de correo electrónico en el mundo. Es decir, prácticamente la mitad de la población (ya somos más de 7.500 millones de personas) nos comunicaremos por este medio. Así lo revela el último estudio de la firma de investigación californiana The Radicati Group, que analiza la situación del correo electrónico anualmente.

El informe, publicado a principios de año, también demuestra que el número de usuarios no ha parado de crecer en los últimos tiempos: en 2009, la misma firma indicaba que había 1.400 millones de usuarios, casi tres veces menos.

La compañía destaca además que ese crecimiento continuará en el futuro: en 2021 habrá 4.100 millones de usuarios, lo que supone un incremento anual del 3 %. Lógicamente, en el mundo hay un mayor número de cuentas que de usuarios, ya que lo habitual es tener entre una y dos cuentas (1,7 de media), aunque se espera que ese número aumente en los próximos años.

Los datos revelan además que Gmail es el proveedor de correo electrónico por excelencia. A principios del año pasado, Google anunció que contaba con 1.000 millones de usuarios activos al mes. Este verano, Gmail indicó que la cifra había aumentado hasta los 1.200 millones de usuarios, casi el triple que hace un lustro (en 2012 eran 425). Esos datos muestran su dominio frente a su gran competidor, Outlook, que tiene menos usuarios y ha experimentado un crecimiento más lento: a principios de año, alcanzaba los 400 millones de usuarios activos, mientras que en 2011 Hotmail contaba con 360 millones.

Usar cada vez más el smartphone para comunicarnos en lugar del ordenador tampoco hace que los usuarios usen menos su correo electrónico. Según los datos de Gmail, el 75 % de los usuarios lo consultan ya desde el móvil. Al fin y al cabo, es igual de cómodo mirar el correo desde una app, con la ventaja añadida de que podemos hacerlo en cualquier sitio. Es más, ya mandamos correos en todo tipo de situaciones: según el citado estudio de Adobe, el 69 % lo consultamos mientras vemos la televisión, el 59 % mientras estamos en la cama y el 43 % cuando nos encontramos en el aseo.

¿Cómo usamos el correo electrónico?

Además de ser una herramienta de la que casi todos disponemos, usamos el correo electrónico de forma intensiva: la firma The Radicati Group estima que se envían 269 mil millones de correos al día. Las cifras de Internet Live Stats, una web que hace una radiografía de internet en tiempo real, son similares: según esta página, en lo que llevamos de año se han enviado ya más de 75 billones de correos electrónicos.

Como hemos comentado, el correo electrónico es especialmente importante en el ámbito corporativo. Pero ¿con qué frecuencia enviamos mensajes por esta vía? Según otro estudio realizado por The Radicati Group, un trabajador envía y recibe una media de 122 correos al día, lo que supone invertir una buena cantidad de tiempo leyendo y elaborando mensajes.

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Los encuestados del estudio realizado por Adobe (1.000 empleados white collar) presagian además que el correo corporativo seguirá teniendo un hueco en el futuro: el 57 % de los participantes cree que seguiremos usando el correo de igual forma en los próximos dos años.

Es más, la investigación demuestra que los encuestados más jóvenes (los que tienen entre 25 y 34 años) consultan el correo más que el resto en lugares alejados de la oficina, ya sea en el transporte para llegar a ella, mientras caminan o incluso cuando están de vacaciones.

La encuesta también sugiere que a los consumidores les gusta el correo electrónico, ya que el 61 % siguen prefiriendo recibir ofertas por correo antes que por otros medios, como redes sociales. Ahora bien, que prefieran este canal no quiere decir que quieran saturarse a mensajes: la mitad de los consumidores señala que lo más molesto de los correos de las empresas es que los envían con demasiada frecuencia.

Otros estudios también llegan a conclusiones parecidas, por lo que las compañías han de tener en cuenta que cantidad no es igual a calidad. Además, adaptar las campañas de email marketing a los móviles ha de ser una prioridad: al 21 % de los consumidores que consulta mensajes en sus dispositivos móviles les resulta frustrante que las marcas no optimicen sus mensajes para el smartphone.

Así que, como hemos podido comprobar, el email sigue y seguirá vivo: continúa siendo fundamental en las empresas, los jóvenes lo usan en cualquier lugar y los consumidores lo prefieren frente a otras alternativas.

¿Quieres conocer cómo usas el correo electrónico? Prueba Gmail Meter y recibe un completo informe sobre el uso de tu cuenta de Gmail para mejorar tus hábitos.

Descubriendo la nueva versión premium de Gmail Meter

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Conocer cómo utilizamos nuestro correo electrónico nos puede servir para mejorar nuestra productividad. Por eso, las estadísticas detalladas que proporciona Gmail Meter sobre tus hábitos a la hora de gestionar sobres virtuales corporativos pueden ser de gran utilidad. Más allá de ese servicio gratuito, en Gmail Meter estamos trabajando en una nueva versión premium con otras funcionalidades avanzadas.

Como ya te anunciamos, esta versión premium atiende a las demandas de los usuarios al permitir generar seguimientos detallados para que los responsables de los equipos puedan tener datos de todos los miembros del grupo. De hecho, ya estamos listos para mostrarte un anticipo para que veas las ventajas y el funcionamiento de la versión premium de Gmail Meter. Te desvelamos los detalles más relevantes de esta versión renovada de la herramienta:

Echa un vistazo a las nuevas funcionalidades

El usuario premium de GMail Meter, además de obtener información sobre su tiempo promedio de respuesta a los correos electrónicos, datos sobre los contactos con los que más mensajes intercambia o análisis sobre sus mensajes enviados y recibidos, dispondrá de dos nuevas funcionalidades en la próxima versión:

  • Podrá personalizar el rango de fechas para la generación de informes, que ya no tendrán por qué ser exclusivamente mensuales.
  • Tendrá la opción de generar informes de los miembros de su equipo, recibiendo estadísticas de cada uno de ellos o del equipo completo. Además, podrá acceder a ellas cómodamente tanto desde su ordenador como desde su teléfono móvil.

Como puedes observar a continuación, la principal diferencia de la interfaz en la versión premium es la presencia de un buscador que permite recibir el informe mensual o de un rango de fechas más acotado, por ejemplo una semana determinada. Además, el usuario premium puede decidir si quiere consultar un análisis de su propio correo electrónico o el de un miembro concreto de su equipo.

04 Home premium user - team created

Formar el equipo para después analizar los datos de cada miembro individualmente es muy sencillo para el usuario premium. Simplemente, ha de navegar por la página y seleccionar “Crear un equipo”. En ese momento, el botón de estado cambiará de “Crear un equipo” a “Mi equipo”. Una vez allí, debajo de “Añadir miembros de equipo”, aparecerán una serie de campos en blanco y, al lado, un botón llamado Invitar. Escribiendo la dirección de correo electrónico del usuario que quieras añadir al grupo en el hueco en blanco y seleccionando “Invitar”, al usuario le llegará un mensaje que le instará a unirse al grupo.

Si trabajas en el último campo, aparecerá uno extra automáticamente, si bien podrás añadir manualmente tantos campos como quieras seleccionando el botón “+”. Cuando invitas a un usuario, la herramienta queda en espera hasta que el receptor la acepte o la rechace, a no ser que se fije un tiempo de vencimiento de las invitaciones. En este último caso, la invitación aparecerá como rechazada cuando se supere ese periodo.

Además, una vez que se ha enviado la invitación, el botón “Invitar” cambiará automáticamente a “Reenviar” con el fin de permitir mandar otra invitación a ese usuario si fuera necesario. En la parte izquierda de cada campo, también aparecerá un botón que permitirá cancelar la invitación de ese usuario particular. Si se hace clic en “Cancelar invitación”, se eliminará toda la fila.

08 My team - Invitations

A medida que los usuarios acepten sus invitaciones, pasarán a formar parte de Mi equipo. Será entonces cuando aparezcan en la parte superior de la página Crear un equipo. Llegado este punto, ya será posible consultar toda la información sobre esos usuarios, mientras el resto queda en espera: se podrá seleccionar el mes y el año del informe que se quiere consultar o bien elegir un periodo de fechas más concreto.

Al hacerlo, se navegará de nuevo a la página principal de Gmail Meter, en la que la opción Mi equipo aparecerá en la parte superior derecha de la pantalla. En el buscador, veremos seleccionado el nombre del usuario y el rango de fechas del informe que se quiere consultar.

Desde ahí se podrá consultar el informe completo de Gmail Meter sobre el miembro del equipo concreto, con todas las estadísticas sobre el número de correos enviados o recibidos, información sobre los destinatarios o datos de los momentos en los que se intercambian más correos.  Al igual que en la versión gratuita, los usuarios premium tiene la opción de exportar ese informe a una hoja de cálculo para después trabajar con ella exhaustivamente.

10 My team - Final state

El responsable del equipo no solo tiene la potestad de invitar a usuarios o cancelar invitaciones. Si es necesario, puede eliminar a un miembro del equipo. Deberá recurrir para ello al icono de la papelera, situado en la parte izquierda del nombre del usuario.

Como has podido comprobar, el proceso para añadir a miembros del equipo en GMail Meter es sencillo e intuitivo. Gracias a ello, los responsables del equipo consultarán y compararán fácilmente y desde un mismo lugar los informes de diferentes miembros.

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No obstante, es probable que el informe final tenga un aspecto ligeramente diferente al que te hemos mostrado o que las funcionalidades varíen cuando lo tengamos listo para el lanzamiento. Aún estamos mejorando la versión premium para ofrecerte las mejores funcionalidades con el fin de que puedas analizar los correos electrónicos de un equipo con Gmail Meter.

A Premium Version of Gmail Meter

Thanks to all for your support of our new Gmail Meter since our relaunch a year ago. We have been closely listening to your feedback and are now excited to announce the next step in our email analytics tool – the premium version of Gmail Meter!

By building this new version of Gmail Meter, we plan to tackle a problem in the workplace that our users have been routinely notifying us of. Both managers and team members alike report that there is no simple way to monitor workload when that work exists primarily within Gmail or G Suite. While there are some options when a support ticketing solution or a CRM is used, many emails fall through the cracks when sent directly to an individual. Currently, there doesn’t exist a reliable way to keep track of even just the total number of emails sent to or from a team member’s actual email address.

This creates several problems on both the individual team member and the manager’s sides. The individual team member is not able to accurately report issues with overwork or explain when hours of their time are held up in their email inbox. Conversely, managers aren’t able to preemptively plan for email volume to mitigate the above problems nor are they able to ensure that key clients are responded to in a timely fashion.

Initial Features

 

With this in mind, we are focusing on two major features for the initial version of premium Gmail Meter.  We’ve listened and we know these first two features will help our users solve the above issues:

  • The ability to generate reports for their team members, which includes both receiving data for individual team members and data for an entire team. We are prioritizing this feature for release as it is mostly directly addresses the problems we see.
  • Designating a custom date range for report generation, allowing both end users and managers better track improvement or changes over time. While this provides an obvious value to managers, we aim for this feature to help individual users as well.

 

How to get access

 

We’ll continue to support our individual account-based Gmail Meter and it will remain free for all to use, but we’re also offering early access to the premium Gmail Meter to select loyal customers who can help with beta-testing the application.

To find out more about how your team can get early access to premium Gmail Meter, please email us via hello@gmailmeter.com.

Yet another Gmail Meter redesign (with a couple extras!)

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Last June, we moved the legacy Gmail Meter off of the Google Apps Script platform which required a complete rework of our tool. We decided to coincide this with a complete redesign of the interface.

Today, we will be releasing another major update to the Gmail Meter interface. While our plans initially were to simply get the interface more in line with Google’s material design principles, we realized this was also a great opportunity to incorporate a couple of features for which we’ve received feedback over the years.

Access to previous reports

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All Gmail Meter reports are stored for your continued access. But up until now we haven’t provided a visual interface for our users to access them. Previously, the only way to access previous reports was for you to retrieve the old email notification that had the link or alternatively, if the email had since been lost, contact our support line.

Now with today’s release, all reports that have been generated for your account will be accessible through the icon found in the top left of the interface.

User controlled generation of failed reports

Previously if a report fails to generate for whatever reason, users would have to contact our support line for assistance. With this new release, the UI will not indicate when a report has been failed (as shown below).

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Clicking on the caution icon will allow users to attempt to regenerate the failed report. If additional reauthorization is needed, the tool will prompt you to take the necessary steps.

While this new feature gives an added degree of control to our users, we are still ready to answer and address any issues you may run into. As always, please feel free to reach out to us via hello@gmailmeter.com or through our Twitter at any time!

Thanks for reading, we’re excited to hear your feedback on these new features!

New Yorkers tend to work through lunch

East coast people like to work through lunch

It’s been a few months since we’ve launched our new Gmail Meter platform and we’re very thankful for your support and feedback during our critical early stages. In the last couple of months, we have stabilized the platform and optimized our implementation of Google APIs. Finally, we are now ready to start sharing with you some of what we’re learning about email usage.

Introductory disclaimer

Before doing so, we want to be clear about the nature of the data and metrics that we will be presenting you today. We understand that email is an important communication vehicle that needs to remain secure. As the company that provides some of the world’s largest email providers with the most scalable email and contacts data import system available, we really do know how vital email is and rest assured in our utmost commitment to securing your data.

With that said, the following statistics are aggregations of the data used to generate your Gmail Meter reports. In the process of aggregating the data for the following analysis, we exclude the authentication information and thereby completely disassociating the data from the account.

During data aggegation, we have also isolated users who have a @gmail.com and @googlemail.com and excluded their data from the following numbers. This done under the assumption that any other domain name would be a custom domain name, which are used for business purposes and provide a better look at how our users email for work.

In addition, we do not store any of the end user data used to generate the reports and all such end user data is processed entirely in memory. We only store our generated calculations, primarily to be able to provide continued access to previous reports but also for potential future product changes that may require such data.

The following insights are merely guidelines and standards to compare oneself by. Because we try our best to keep the minimum amount of data on our users, we cannot define them any further than by general timezones. All geographic locations are suggested and approximated from the locale setting of the Google account. We currently do not have any plans to collect any data based on roles of our users and therefore cannot analyze to that granularity.

A few overall numbers and general trends

In this first of our series, we wanted to focus primarily on some of our largest populations – namely our users from the Central, Pacific, and Eastern timezones. And since there is just so much data to cover, today we’ll only be looking at habits regarding sending emails.

First, several general trends appear to apply to most of our population across all three timezones:

While there is a definite and significant decline in outgoing emails overnight, outgoing emails are sent out at every hour of the day for every timezone. Whether this is driven by the general population or by a small subset of outliers will have to wait until we can implement additional calculations into our analysis. Even so, this trend does speak to the general effect of globalization.

Of particular note for each timezone are the average hours of operation. While users from all timezones typically start their day around 6 or 7 AM, timezones can vary substantially in the ways that emails are sent throughout the day. Please also keep in mind that this data is the daily average for each month since July averaged again across months. We understand that these averages can fluctuate over different times of the year.

Below are overall statistics for each timezone, numbers are rounded for the simplicity’s sake.

Data on Gmail usage

US Central Timezone

We definitely wanted to take a look first at our own home timezone here in Chicago, which also has the smallest sample size of the three populations we’re looking at today.

  • While our users in the Central timezone send out the fewest number of emails compared to either coast, they still send out slightly more emails than the global average.
  • In addition, users from the Central timezone on send more emails per each recipient.
  • And Central users mostly send emails internally, implying that Central timezone users may rely on email for having longer conversations, potentially primarily with fellow team members.

US Central hourly sent emails

A look at the hourly histogram shows that the number of outgoing emails drops off dramatically after 4 PM, in accordance with the typical 8 hour work day. This is contrary to users from either coast as they appear to work longer days.

US Pacific Timezone

The second largest of our three user populations, our users from the Pacific timezone send out the most emails out of the three. This should come at no one’s surprise as adoption of technology is more prevalent on the west coast than anywhere else in the US. Our Pacific timezone users should also be commended for minimizing the amount of emails sent internally, potentially relying on other methods for internal communication (Slack being the obvious possibility).

US Pacific timezone sent emails by hour

Similar to Central timezone users, users in Pacific timezone have two separate peak times for sending out emails with the second peak being the larger of the two. A big difference, besides sending more emails overall, is that our Pacific timezone users email more regularly outside of the typical work hours. The overnight peak between the hours of midnight and 1 AM likely coincides with the beginning of the business day for GMT/UTC, implying that users on the west coast are more likely to collaborate internationally.

US Eastern Timezone

Our Eastern timezone users sit in the middle in terms of number of emails sent out and perform almost exactly according as the global average when it comes to emails sent internally versus externally. Interestingly, they also send on average the fewest numbers of emails per recipient.

US Eastern timezone sent emails by hour

To be perfectly clear, our title should actually refer to all users from the Eastern timezone instead of specifically New Yorkers. The above histogram looks a bit different from the two that we’ve already looked at. While the rate does slow down around lunchtime, there doesn’t appear to be a lunch break! In fact, there’s a steady and gradual increase in the number of emails through lunch – a phenomenon we have yet to find in any other timezone of users.

US Mountain Timezone

We didn’t want to spend too much time discussing our Mountain timezone users simply because we currently have very few of them. But the preliminary data appears to show that our users living the Rockies are some of the most prolific email users, and may actually send more emails than any other timezone.

US Mountain timezone sent emails by hour

But without more users, we won’t know how significant any of the data – and especially chart above – we’ve presented today is. As with most of statistics, early data can be very volatile and trends will stabilize as new data is collected. If you’re not currently a Gmail Meter user, please try our Gmail analytics tool to see how you compare to the users we’ve discussed today.

We’ll be publishing more interesting observations and trends in the future, with the hopes of getting a better understanding of how we all manage our emails and if there really is a better way to do so.

As always, we would love to hear your feedback. Please never hesitate to reach out to us via hello@gmailmeter.com or by tweeting us @GmailMeter. We also look forward to bringing you more news on some improvements we have in the works for Gmail Meter, please keep an eye out for updates!

Thanks for reading.

Gmail Meter now supports send-as aliases

It has been some time since our last blog post – our apologies for the delay, but we wanted to take the time now to share some great news!

First though, I wanted to start off with a bit of a history lesson on Gmail Meter. The legacy Gmail Meter was originally built off of the Google Apps Script platform (our personal thoughts on it here). The Apps Script platform was intended as a scripting language, maintained by Google, that allowed for easy automation and integration between Google Apps. Google also supported their Script Gallery which served as an internal marketplace where users could find different Apps Scripts. Gmail Meter was one such script that was built to integrate with a Google Sheet for a variety of features, including support for send-as aliases.

Send-as aliases are alternative email addresses associated with a primary Google Apps or Gmail account. They can either be domain-level aliases or user-level aliases, and are controlled accordingly. User aliases can be found and managed by accessing the Accounts and Import tab within your Gmail Settings. Within this tab, there a section labeled Send mail as: which provides a comprehensive list of aliases associated with the account. Please note that while you are free to remove any user aliases, domain aliases do not have that option and can only be managed by Google Apps administrators.

In the original iteration of Gmail Meter, the end user was able to edit the associated Google Sheet file to set a series of custom parameters. One of these parameters was a list of send-as aliases to be accounted for in analysis. Once Google deprecated their Script Gallery, the legacy Gmail Meter was no longer able to easily extract data from a Google Sheet and lost support for both send-as aliases and custom date ranges. From that point onwards, our legacy Gmail Meter excluded any email received by an alias from analysis. And any emails sent by an alias were actually counted as emails received to the primary account.

We recently had a soft launch of our new Gmail Meter back in June. We’ve been quite quiet because this new version, while a definite improvement, is still very much an early release. We did so with the previous failure of our legacy report in mind. We knew we had to put out an early product, and that many aspects still needed to be polished.

In addition to spending the last couple of months focusing on optimizing and stabilizing our new platform, we’re happy to announce that we did also implement support for send-as aliases. While this is admittedly a long-overdue improvement, we are excited because this represents our first significant step in bringing you a better Gmail Meter.

As always, thanks for the read and please don’t hesitate to reach out via email or Twitter.