Diez ‘apps’ realmente útiles que tu empresa debe utilizar en 2018

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El correo electrónico es, sin duda, la herramienta por excelencia para comunicarnos en el ámbito corporativo. Pero, además, existen otras plataformas que pueden ayudar a mejorar la productividad de los empleados, facilitar su trabajo en el día a día y mejorar la conexión con los clientes. Para ayudarte a descubrir las más útiles, hemos recopilado nuestras diez apps favoritas destinadas a las empresas para que la tuya empiece el año disfrutando de sus ventajas.

Manychat

Los bots, programas inteligentes que permiten responder a las necesidades de los usuarios automáticamente, son una de las tendencias corporativas más relevantes de 2018. Manychat es una herramienta que nos ayuda a crearlos de forma sencilla en Facebook Messenger con el fin de mejorar el marketing y la atención al cliente.

Gracias a esta plataforma, podemos crear un bot personalizado que atienda a nuestros clientes o nos informe cuando se requiera una respuesta humana, mande mensajes programados y monitorice todas las interacciones en el chat azul, que ya cuenta con 1.300 millones de usuarios.

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LinkedIn Lead Gen Forms

Además de ser una red social idónea para reunir a nuestros contactos profesionales, LinkedIn también puede ser una herramienta de marketing para las empresas. La plataforma propiedad de Microsoft ha lanzado LinkedIn Lead Gen Forms, un servicio que facilita la generación de leads a través de formularios.

Cuando un usuario pinche en un anuncio, la plataforma le ofrecerá un sencillo formulario. La compañía que ha lanzado la publicidad recibirá después todos los datos de su perfil y podrá redirigirle a su web, consiguiendo así valiosa información para conocer mejor a su audiencia.

Quip

Escribir un documento en Word y enviarlo por correo para recibir el feedback de los compañeros puede hacernos perder tiempo. Quip es una plataforma web y una app para smartphone que simplifica considerablemente el proceso.

Desde un mismo panel, trabajaremos en diferentes documentos, ya sean textos u hojas de cálculo, de forma colaborativa: podemos mencionar a otros miembros del equipo, hacer una lista de tareas o comentar el contenido a través de un chat sin salir de ellos.

Mailshake

Obviamente, lanzar una campaña de email marketing requiere de una buena organización previa y de un análisis de los resultados. Mailshake echa una mano a la empresa en esas tareas: solo es necesaria una cuenta de Google para planificar y automatizar el envío de emails a los clientes gracias a un calendario.

Además, permite estudiar cuáles han sido los resultados: cuántos usuarios han abierto el correo, qué número ha pinchado en el enlace y cuáles han solicitado más información.

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Bonjoro

La popularidad de Instagram, que ya cuenta con 800 millones de usuarios activos mensuales, demuestra la importancia que damos a las fotografías y vídeos. Ahora bien, ¿por qué no llevar las imágenes en movimiento a la comunicación empresarial?

Bonjoro pretende que lleguemos a nuestros clientes no solo a través de mensajes escritos: la app está ideada para mandar vídeos corporativos a la bandeja de entrada de los clientes. Así, la empresa podrá darles la bienvenida y explicarles su servicio creando un vínculo más personal.

Facebook para empresas

Con sus más de 2.000 mil millones de usuarios al mes, Facebook es, con mucha ventaja, la red social por excelencia. Es por ello que la estrategia digital de cualquier empresa ha de pasar necesariamente por hacerse un hueco en ella.

Con Facebook para empresas podrás crear una página de tu compañía a través de la que comunicarte con los clientes y promocionarla, aprovecharte de la información de la red social para segmentar tus campañas, lanzar anuncios en Facebook, Instagram, Messenger o en otros sitios de la Red a través de Audience Network, optimizar las campañas gracias a sus mediciones y un largo etcétera.

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Airtable

Cualquier empresa necesita gestionar y organizar grandes cantidades de información. La plataforma Airtable nos ofrece trabajar con bases de datos sin necesidad de tener conocimientos avanzados y adaptando la interfaz a nuestras necesidades: podemos trabajar con ellos en una hoja de cálculo, una galería o un calendario.

Además, varios miembros de un mismo equipo podrán editar los datos en tiempo real y desde su móvil. Gracias a ello, es posible mejorar la gestión de proyectos.

Kajabi

A los profesionales que quieran compaginar el trabajo con la educación, o a las empresas que deseen, además de ofrecer un producto, abrir una nueva línea de negocio compartiendo los conocimientos de sus trabajadores, Kajabi puede resultarles útil.

Esta plataforma permite subir vídeos educativos online, ofrecer su visionado por una determinada cantidad y realizar las acciones de marketing necesarias para que tengan éxito.

BambooHR

Este software ayuda tanto a los responsables de recursos humanos como al resto del equipo: cada empleado cuenta con un perfil con todos los detalles sobre su carrera, su trabajo o incluso sus gustos, al que podrán tener acceso según los permisos.

Los empleados pueden usar BambooHR para pedir vacaciones, mientras que a sus responsables les puede servir para realizar informes de seguimiento o marcar objetivos. Además, permite filtrar los datos de diferente forma para extraer conclusiones, por ejemplo, del grado de rotación en la compañía.

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Typeform

Cualquier web corporativa ha de disponer de un formulario para facilitar el contacto con clientes o proveedores. Sin embargo, casi todos tienen un aspecto poco atractivo y no son demasiado usables.

No sucede así con los de Typeform: esta app nos ofrece formularios adaptados a todo tipo de dispositivos, interactivos (las preguntas aparecen en función de la respuesta anterior), con multitud de diseños diferentes dependiendo de la empresa y con diferentes recursos gráficos.  A todas esas ventajas se suma que la creación de formularios es muy sencilla.

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Como habrás comprobado, no hemos incluido a Gmail Meter en la lista. Confiamos en que te encantará usar nuestra herramienta si tú o tu equipo queréis saber cómo gestionáis el correo electrónico. Compruébalo por ti mismo y danos una oportunidad.  

A Premium Version of Gmail Meter

Thanks to all for your support of our new Gmail Meter since our relaunch a year ago. We have been closely listening to your feedback and are now excited to announce the next step in our email analytics tool – the premium version of Gmail Meter!

By building this new version of Gmail Meter, we plan to tackle a problem in the workplace that our users have been routinely notifying us of. Both managers and team members alike report that there is no simple way to monitor workload when that work exists primarily within Gmail or G Suite. While there are some options when a support ticketing solution or a CRM is used, many emails fall through the cracks when sent directly to an individual. Currently, there doesn’t exist a reliable way to keep track of even just the total number of emails sent to or from a team member’s actual email address.

This creates several problems on both the individual team member and the manager’s sides. The individual team member is not able to accurately report issues with overwork or explain when hours of their time are held up in their email inbox. Conversely, managers aren’t able to preemptively plan for email volume to mitigate the above problems nor are they able to ensure that key clients are responded to in a timely fashion.

Initial Features

 

With this in mind, we are focusing on two major features for the initial version of premium Gmail Meter.  We’ve listened and we know these first two features will help our users solve the above issues:

  • The ability to generate reports for their team members, which includes both receiving data for individual team members and data for an entire team. We are prioritizing this feature for release as it is mostly directly addresses the problems we see.
  • Designating a custom date range for report generation, allowing both end users and managers better track improvement or changes over time. While this provides an obvious value to managers, we aim for this feature to help individual users as well.

 

How to get access

 

We’ll continue to support our individual account-based Gmail Meter and it will remain free for all to use, but we’re also offering early access to the premium Gmail Meter to select loyal customers who can help with beta-testing the application.

To find out more about how your team can get early access to premium Gmail Meter, please email us via hello@gmailmeter.com.

Collaborating Internationally through Google Apps

A peak behind the scenes at ShuttleCloud

Something that you’re probably not aware of about our company ShuttleCloud is that we have offices in both Madrid, Spain and Chicago, IL. Now for the record, this amounts to a seven hour time difference which we have to work around every day.

While it should be no surprise that we are completely reliant on Google Apps for working together – yes, we do check in daily using Google Hangouts and yes, everything is saved to the Google’s cloud – the real key for why we can successfully work while separated by thousands of miles is our overall approach to work.

Decentralizing the office

First, we have to recognize that business is trending towards a more decentralized workplace. More and more companies are outsourcing, hiring contractors or freelancers, or leveraging new virtual office assistant solutions like Zirtual or FancyHands for a variety of reasons. Our ability to hire and work without the limits of physical borders has never been better, and both employers and employees are enjoying the benefits.

I mentioned earlier that as a basic practice we save everything we work on straight to Google Drive. This means that as long as we have an internet connection and device that can connect, all of our vital files will be accessible from anywhere in the world. Another benefit is the ability to easily share these files with colleagues or supervisors. By default, we set all non-sensitive Drive documents to be searchable and discoverable by anyone within our Google Apps domain. This means that it does not matter which project we’re working on, whom we’re working with, or where we’ll be specifically working from – we’ll always have the right files at our fingertips.

With that said, we generally hold ourselves to a unique, or maybe not so unique, policy that coming into the office is not always necessary and working remote is actually a part of any job.

Yes, this applies to all levels within our company – members of our senior management regularly work weeks, if not months or even years, from remote locations. So, how is this possible and how does one manage a team from thousands of miles away?

Employee agency and self-motivation

It’s actually incredibly simple to manage people who are driven by their own motivations to succeed. The crux of our approach to work is to hire good people – we’ll be talking more about this later – and to engender a solid sense of self agency in every single hire. If it becomes clear that characteristic is lacking, well, then something about the situation has to change.

While this approach is definitely not suggested for every company, it is also not a novel solution to employee management. If you’re a manager or a team leader of any kind, please consider taking some time to read Dan Pink’s Drive (available on Amazon for less than $10!). Admittedly, unless you’re a complete psychology nerd, it may be a bit of a dryer reading. Still, Dan presents a clear and concise picture, backed by contemporary academic research, of the scenarios that best allow employees to be self-driven instead of manager-driven.

By encouraging everyone to take responsibility for their work, management spends a lot less time micro-managing or worrying about what everyone else is doing. We’ll discuss more of Dan’s ideas and suggestions later, but right now let me share some insights specifically for meeting virtually across a 7 hour time difference.

Check in regularly using Google Hangouts

Every company has meetings, departmental meetings, team meetings, meetings dedicated to specific projects, ad nauseum. While one of the benefits of the physical office is the ability to meet with anyone at anytime, research has also shown that maybe some of us spend a bit too much time in meetings to actually be productive.

We split our meetings into two types – one is a “standup” that serves as a daily check in with the rest of the team and the other is a full fledged “meeting” with a set agenda planned ahead of time. Each person who joins an full meeting should have all the documents and talking points ready prior to the start, whereas daily standups are for informal updates and are capped at a maximum of fifteen minutes.

Regardless of whether we’re getting together for a meeting or just a standup, we prefer using Google Hangouts. It’s remarkable how much smoother these go and how much more enjoyable they are when we can see each other’s faces. While it can’t replace face-to-face interactions, it’s the next best thing for a company separated by thousands of miles.

The time for meetings or standups is allocated weeks if not months in advance, so habits are ingrained early on and, at the very least, everyone should expect to check in with the rest of their team during the daily standup. While much more informal, expectations for the daily standups are also set ahead of time. We check in with what we accomplished yesterday, what we plan to accomplish today, and any immediate blocking points for today.

In conclusion, we plan both the time and the agenda for meetings and standups far in advance so that everyone knows what to expect. We do meet on a daily basis, but for the vast majority of people, it’s only 15 minutes per day. And we can trust that everyone is getting the necessary work done during the rest of their day, because we make sure to hire good people and encourage these good people to care about what their doing while feeling supported doing their tasks.

As always, thanks so much for the read! Please let us know if you have any feedback on our process or if you just want to talk more about managerial or operational tactics by emailing info@gmailmeter.com. Subscribe below or follow us on Twitter for updates!